Uw transacties onderhouden
1. Geautoriseerde transacties bevestigen
Doorloop volgende stappen indien u uw transacties wenst te verwerken en te bevestigen met de betaalprocedure "Data capture door de handelaar (handmatig of automatisch)":
- Selecteer deze optie in uw account "Configuratie" > "Technische instellingen" > "Algemene transactieparameters" > "Standaard data capture (betaal-) procedure".
- Bevestig de betaling handmatig wanneer de status van uw transacties '5 - Geautoriseerd' is.
Een autorisatie is slechts een reservering van het bedrag op de kaart/rekening van uw klant (of door een match met een zwarte lijst). Het is GEEN betaling.
- Zoek de transactie op via het "Transacties" > "Beheer transacties"
- Onderaan op de tab "Bestellingen" klik op de knop "Verzoek tot uitbetaling (data capture): XXXXXXXX/X".
- De status wordt dan "91 - Betaling wordt verwerkt".
- Zodra we de bevestiging van de data capture hebben ontvangen, verandert de status naar "9 - Betaling aangevraagd". Deze status betekent dat we uw acquirer hebben gevraagd om het geld dat werd gereserveerd op uw bankrekening over te maken. Omdat uw acquirer het bedrag op uw bankrekening overmaakt, kunnen wij u niet precies zeggen wanneer u de betaling zult ontvangen.
|
Verkiest u geautomatiseerde bewerkingen?
|
2. Betalingen annuleren of terugbetalen
2.1 Een betaling annuleren
De annulering van een betaling is het opzeggen van een betalingsaanvraag die naar een acquirer verstuurd werd. Dit is alleen mogelijk voor creditcardbetalingen. De annulering van een betaling houdt in dat het geld normaliter niet van de rekening van de klant wordt afgehaald (noch debet noch credit uitgevoerd op de bankrekening van de klant).
Beperking: een betaling kan enkel geannuleerd worden op de dag van de data capture en voor de "cut-off time" (zoals ingesteld voor uw account); dit is het tijdstip waarop alle betalingsaanvragen naar de acquirer worden verstuurd. De cut-off time varieert naargelang de acquirer, maar is meestal 16 of 24 uur CET. Als de klant zich na het verlopen van deze deadline alsnog bedenkt, dan moet u een terugbetaling uitvoeren.
Om een betaling te annuleren:
- Zoek de transactie op via "Transacties" > "Beheer transacties"
- In het overzicht van de transactie (tab "Bestellingen"), klik op de knop "De betaling annuleren: XXXXXXXX/X"
|
Verkiest u geautomatiseerde bewerkingen?
|
2.2 Een terugbetaling uitvoeren
Een terugbetaling houdt in dat het geld in eerste instantie wordt gedebiteerd en later wordt terugbetaald op de bankrekening of kaart van de kaarthouder. Beide transacties verschijnen op de afschriften van de kaarthouder.
Beperkingen:
- De optie "Refunds" (terugbetalingen) moet in uw account geactiveerd zijn.
- Uw acquirer moet terugbetalingen toestaan.
- Terugbetalingen moeten mogelijk zijn voor de specifieke betaalmethode. De beschikbaarheid van de optie hangt af van uw abonnement.
Als uw account deze optie niet ondersteunt of uw acquirer geen automatische terugbetalingen toestaat, dan moeten de terugbetalingen rechtstreeks door de acquirer worden uitgevoerd.
Hoe een terugbetaling uitvoeren?
- Zoek de transactie die u wilt terugbetalen op via "Transacties" > "Beheer transacties".
- In het overzicht van de transactie (tab "Bestellingen"), klik op de knop "Terugbetaling: XXXXXXXX/X". Eventueel kunt u een reden opgeven voor de terugbetaling.
|
Verkiest u geautomatiseerde bewerkingen?
|
|
Wilt u meer terugbetalen dan het betaalde bedrag? Op creditcards kunt u een hoger bedrag terugbetalen dan het oorspronkelijk betaalde bedrag. U moet echter rekening houden met de hierboven vermelde beperkingen. Bovendien moet uw creditcard-acquirer deze "overschrijdende terugbetaling" ondersteunen. Ook de Partial maintenance-optie (voor gedeeltelijke bewerkingen op transacties) moet in uw account geactiveerd zijn, zodat u het oorspronkelijke bedrag in het transactieoverzicht kunt wijzigen. Als u van deze functie wenst gebruik te maken, neem dan contact op met ons Sales team. |
3. Speciale bewerkingen uitvoeren op autorisaties
Het aanvragen van een autorisatie houdt in dat de geldigheid van een kaart/rekening en het beschikbare geldbedrag worden gecontroleerd. Een acquirer kan vervolgens het specifieke bedrag dat werd aangevraagd, op de kaart/rekening van de klant reserveren gedurende een vooraf bepaalde termijn en voor een specifieke handelaar.
Behalve het aanvragen van autorisaties stelt ons systeem u ook in staat om autorisaties te annuleren en te vernieuwen en om handmatige autorisaties uit te voeren. De laatste twee bewerkingen zijn alleen mogelijk voor creditcardbetalingen.
3.1 Een autorisatie annuleren
Wanneer een transactie wordt geautoriseerd, betekent dit dat de acquirer een bepaald bedrag op de kaart/rekening van de klant heeft gereserveerd (of dat het verzoek met een zwarte lijst is vergeleken). Het gereserveerde bedrag moet aan u worden uitbetaald wanneer de betaling wordt aangevraagd. Hoewel ons platform toestaat een autorisatie te annuleren, ondersteunen niet alle acquirers deze bewerking.
Om een autorisatie via ons platform te annuleren zoekt u de transactie op via het keuzescherm "Beheer transacties" en klikt u op de knop "Annulatie van de autorisatie: XXXXXXXX/X" onderaan het transactieoverzicht. We zullen de annulering van de autorisatie in ieder geval simuleren, zelfs als de acquirer deze bewerking niet ondersteunt.
|
Verkiest u geautomatiseerde bewerkingen?
|
3.2 Een autorisatie vernieuwen
De geldigheidsperiode van een autorisatie hangt af van de acquirer. De exacte autorisatieperiode vindt u in het contract met uw acquirer terug. Als er binnen deze periode na de autorisatie geen data capture (betalingsaanvraag) werd gedaan, is het mogelijk dat de autorisatie is vervallen.
U kunt de betaling alsnog aanvragen (zonder een geldige autorisatie), maar de betaling kan dan geweigerd worden (bv. vanwege onvoldoende saldo).
Voordat u de betaling aanvraagt, kunt u de autorisatie in uw backoffice vernieuwen. Dit betekent dat u de acquirer nogmaals vraagt om het geld te reserveren. Het is echter mogelijk dat de kaarthouder zijn kaart ondertussen heeft gebruikt en dat het saldo niet meer toereikend is om u te betalen.
Om een autorisatie te vernieuwen moet u de transactie via "Beheer transacties" opzoeken en onderaan op de pagina met de bestelgegevens op de knop "Vraag opnieuw autorisatie aan" klikken (als de knop niet onmiddellijk zichtbaar is, klik dan eerst op de knop "Geavanceerd").
|
Als de oorspronkelijke autorisatie met het 3-D Secure-protocol werd verkregen, dan zijn de originele 3-D Secure-voorwaarden mogelijk niet meer van toepassing op de vernieuwde autorisatie. In overeenstemming met de regels van VISA International en MasterCard International moet de klant zich bij iedere autorisatie identificeren om te kunnen genieten van de 3-D Secure-garantie. De voorwaardelijke 3-D Secure-betalingsgarantieregels worden exclusief geregeld tussen de handelaar en zijn acquirer. Neem contact op met uw acquirer voor meer informatie. |
U kunt de activering van deze opties aanvragen door contact met ons op te nemen.
|
Verkiest u geautomatiseerde bewerkingen?
|
3.3 Een handmatige autorisatie uitvoeren
Soms verstrekt de acquirer de autorisatie niet automatisch, bv. wanneer u uw toegestane transactielimiet bereikt hebt. De acquirer zal de autorisatie weigeren en u verzoeken contact op te nemen met het callcenter van de handelaar. Wanneer u contact opneemt met de acquirer en hij besluit de autorisatie toch te verstrekken, dan geeft hij u een autorisatiecode.
U kunt de autorisatiecode die de acquirer (bv. via telefoon) verstrekt heeft, in uw backoffice invoeren. Zoek de transactie op via het "Beheer transacties". Wanneer u de transactiedetails oproept, ziet u onderaan op de pagina een knop "Manuele autorisatie" staan (als de knop niet onmiddellijk zichtbaar is, klik dan eerst op de knop "Geavanceerd"). Voer in het veld naast de knop "Manuele autorisatie" de autorisatiecode in die de acquirer u gegeven heeft en klik op "Manuele autorisatie".
|
Als handelaar draagt u de volledige verantwoordelijkheid over de handmatige invoer van de autorisatiecode, zelfs als de transactie daarna verandert naar "9 - Betaling aangevraagd" en er geen daadwerkelijke betaling is uitgevoerd. Als u een 3-D Secure-contract met uw acquirer hebt, dan kunnen de 3-D Secure-voorwaarden die van toepassing zijn voor een standaardautorisatie via het 3-D Secure-protocol verschillen van de voorwaarden voor een handmatige autorisatie. In overeenstemming met de regels van VISA International en MasterCard International moet de klant zich bij iedere autorisatie identificeren om te kunnen genieten van de 3-D Secure-garantie. De voorwaardelijke 3-D Secure-betalingsgarantieregels worden exclusief geregeld tussen de handelaar en zijn acquirer. Neem contact op met uw acquirer voor meer informatie. |
4. Gedeeltelijke en meervoudige bewerkingen
Gedeeltelijke bewerkingen (optie "Partial maintenance") stellen u in staat om gegevens in te voeren, autorisaties te annuleren en terugbetalingen uit te voeren voor kleinere bedragen dan het oorspronkelijke orderbedrag.
Meervoudige bewerkingen (optie "Multiple maintenance") stellen u in staat om gegevens in te voeren, autorisaties te annuleren en terugbetalingen uit te voeren in verschillende stappen.
De beschikbaarheid van de opties voor gedeeltelijke en meervoudige bewerkingen hangt af van uw abonnement. Ook moet uw acquirer deze bewerkingen toestaan. U kunt de activering van deze opties aanvragen door contact met ons op te nemen.
Wanneer de optie "Partial maintenance" in uw account geactiveerd is, ziet u tekstvelden naast de onderhoudsknoppen onderaan op de pagina met orderdetails waar u een bedrag kunt invoeren.
Wanneer de optie "Multiple maintenance" in uw account geactiveerd is, ziet u een selectievakje "Laatste" naast de tekstvelden waar u een bedrag kunt invoeren. Verwijder dit vakje als u nadien nog bewerkingen wenst uit te voeren.
4.1 Gedeeltelijke bewerkingen (Partial maintenance)
Om een gedeeltelijke bevestiging (data capture)/terugbetaling/annulering van een autorisatie uit te voeren, moet u op de pagina met de gedetailleerde transactiegegevens zijn. Daar vindt u onderaan op de pagina de knoppen "De betaling bevestigen (data capture)"/"Terugbetaling"/'Annulatie van de autorisatie".
Ga als volgt te werk:
-
Vul het gedeeltelijke bedrag in het veld naast de overeenkomstige knop in (standaard staat het volledige bedrag ingevuld).
-
Klik op de overeenkomstige knop en bevestig.
|
Verkiest u geautomatiseerde bewerkingen? Betalingsbevestigingen (data captures)
Terugbetalingen
Annuleren van autorisaties
|
4.2 Meervoudige bewerkingen (Multiple maintenance)
Om meerdere bevestigingen (data captures)/terugbetalingen/annuleringen van autorisaties uit te voeren, waarbij de transactie geopend blijft voor latere onderhoudsbewerkingen, moet u op de pagina met de gedetailleerde transactiegegevens zijn. Daar vindt u onderaan op de pagina de knoppen "De betaling bevestigen (data capture)"/"Terugbetaling"/"Annulatie van de autorisatie".
- Vul het gedeeltelijke bedrag in het veld naast de overeenkomstige knop in (standaard staat het volledige bedrag ingevuld).
- Vink het selectievakje "Laatste" aan als dit de laatste bewerking is die u op deze transactie wilt uitvoeren OF vink het selectievakje "Laatste" uit als u later nog een andere bewerking op deze transactie wilt uitvoeren (bv. betalingsverzoek van 50,00 EUR voor de goederen die u al naar de klant heeft verzonden en betalingsverzoek van de rest van het transactiebedrag wanneer u de resterende goederen verzendt).
- Klik op de overeenkomstige knop en bevestig.
|
Verkiest u geautomatiseerde bewerkingen? Betalingsbevestigingen (data captures)
Terugbetalingen
Annulering van autorisatie
|
5. Een transactie verwijderen
Om te voldoen aan de nieuwe voorwaarden van de AVG, is er een nieuwe knop waarmee u permanent alle bewaarde informatie over een bepaalde transactie kunt verwijderen. De informatie wordt binnen 90 dagen na de oorspronkelijke transactiedatum verwijderd. Als de transactie ouder is dan 90 dagen, worden de gegevens binnen 24 werkuren verwijderd. Nadat de informatie verwijderd is, kan deze niet meer hersteld worden en zal deze niet verschijnen op MI-rapporten. Genereer dus alle rapporten waarbij u deze transactiegegevens nodig heeft voordat u informatie verwijdert.Een transactie verwijderen:
- Ga naar VERRICHTINGEN > TRANSACTIES BEKIJKEN en zoek de knop ""Instellen op"" naast ""Datum verwijdering"".
- Klik op de knop. Er verschijnt een pop-up waarin u de actie kunt bevestigen of annuleren.
Veelgestelde vragen
Wanneer uw account wordt geactiveerd, krijgt u automatisch de beschikking over onze reconciliatietool als u een Full Service-account heeft of u gebruik maakt van onze Collect-acquiring. Hiermee kunt u de betalingen die u op uw bankrekening ontvangt eenvoudig reconciliëren met de bestellingen/transacties in uw Worldline-account. Klik hier voor meer informatie over de reconciliatietool.
Via het menu van uw Worldline-account kunt u uw transacties eenvoudig opzoeken. Kies 'Transacties’ en klik vervolgens op ‘Beheer transacties' of 'Financiële historiek’/’Dagtotalen’, afhankelijk van het type transactieresultaten dat u zoekt.
Ga naar Uw transacties raadplegen voor meer informatie.
Standaard kunt u goederen verzenden of uw dienst leveren zodra een transactie de status '9 - Betaling aangevraagd' heeft gekregen. Hoewel status 5-Geautoriseerd een geslaagde status is, is het echter slechts een tijdelijke reservering van een geldbedrag op de kaart van de klant. Een transactie met status 5 moet nog worden bevestigd (handmatig of automatisch) om naar status 9 te gaan. Deze laatste is voor de meeste betaalmethoden de uiteindelijke geslaagde status.
Ga naar Transactiestatussen voor meer informatie.
U kunt een betaling eenvoudig terugstorten met de knop 'Terugbetaling’ in het orderoverzicht van een transactie (via ’Beheer transacties’). Als dit door uw account wordt ondersteund, kunt u ook terugbetalingen doen met een DirectLink-aanvraag of met een Batch-bestandsupload (voor meerdere transacties).
Hiervoor moet in uw account de optie Refunds (Terugbetalingen) zijn ingeschakeld.
Ga voor meer informatie naar transacties beheren.
Een volledig groen pictogram met de duim omhoog betekent dat de transactie is voltooid met een 3-D Secure-authenticatiemethode, zoals een digipass of een kaartlezer. Dit betekent echter niet per se dat de betaling zelf succesvol is verwerkt. Daarom moet u altijd de transactiestatus controleren om te weten of u uw geld zult ontvangen.
Ga naar Transactiestatussen voor meer informatie.
Als u specifieke details van een bestelling/transactie wilt controleren of onderhoud wilt uitvoeren op transacties, moet u ‘Beheer transacties’ gebruiken. ‘Financiële historiek’/’Dagtotalen’ is de handigste manier om binnenkomende en uitgaande bedragen te controleren.
Ga voor meer informatie naar Beheer transacties vs. Financiële historiek/Dagtotalen.
U kunt alleen terugbetalingen uitvoeren op transacties die al minstens 24 uur in status 9 staan. U kunt een annulering uitvoeren binnen ongeveer 24 uur nadat de eindstatus bereikt is (status 9 of 5).
Als u de cut-off time van uw acquirer wilt weten, adviseren we u om rechtstreeks contact op te nemen met onze klantendienst.
Er zijn verschillende redenen waarom u een transactie niet kunt terugstorten. Denk hierbij aan de volgende mogelijkheden (op voorwaarde dat de terugbetalingsoptie is ingeschakeld in uw account):
- De transactie heeft een 'onvolledige' status, zoals de status 'pending’ (in behandeling) of een foutieve status (91, 92, enz.), die de terugbetaling niet toestaat.
- De transactie is geautoriseerd (status 5), maar er is nog geen betaling verricht. In dit geval moet u de autorisatie annuleren in plaats van een terugbetaling verrichten.
- De terugbetalingsoptie wordt niet ondersteund door de gebruikte betaalmethode. Dit kan het geval zijn bij bepaalde debitcards, web banking betaalmethoden en 'offline' betaalmethoden zoals bankoverschrijving.
Zodra een transactie de status 9 krijgt, wat betekent dat de klant betaald heeft, zal de acquirer of bank het geld op uw rekening storten. Het moment waarop deze uitbetaling plaatsvindt, verschilt per betaalmethode en acquirer. We adviseren u om rechtstreeks contact op te nemen met uw bank of acquirer als u vindt dat u uw geld niet op tijd ontvangt.