1. Home
2. Aan de slag
3. Rapporten genereren
4. Reconciliatie

1. Introductie

Het verwerken van online betalingen kan een uitdaging zijn. Naast het oplossen van de technische aspecten, wil je ook een oogje houden op de inkomsten en uitgaven die door jouw transacties worden gegenereerd.

Het doet Worldline plezier je een oplossing te bieden die het hele traject beslaat: onze module Reconciliatie geeft je maximale transparantie voor wat je verdient en wat je betaalt voor verwerkte transacties.

Bekijk de video om met eigen ogen te zien hoe deze module je kan helpen:

2. Aan de slag

Als je deze service wilt gebruiken, moet je ervoor zorgen dat

• Je een productieaccount hebt op ons platform
• De optie RECON Reconciliation is geactiveerd in jouw account (je kunt dit in jouw Back Office controleren via Configuration > Account > Your options > Available options of Default Options). Neem contact met ons op als deze optie niet beschikbaar is. 
• Jouw acquiring-dienst wordt geleverd via Full Service of Collect

3. Wat betekent reconciliatie?

Onze module helpt je een onderscheid te maken tussen het brutobedrag (wat je aan je klanten berekent) en het nettobedrag (wat je effectief ontvang) voor elke transactie. Reconciliatie is een proces dat een link legt tussen jouw financiële mutaties en jouw transacties.

Dit proces resulteert in een samengevoegde financiële mutatie en een rapportage, Het biedt de details van de stromen en gebeurtenissen die in dit proces zijn opgenomen.

Onze handleiding zal je helpen bij het volgende

• Begrijpen wat je per transactie verdient (status 9-transacties)
• Bijhouden hoeveel je uitgeeft aan terugbetalingen (status 8-transacties) en terugboekingen (status 84-transacties)
• Zien hoeveel je voor elke transactie betaalt en voor welke dienst dit precies is
• Het koppelen van je bankafschriften aan de verwerkte transacties en de kasstroom

4. Reconciliatietools gebruiken

De tool biedt je verscheidene manieren om je transactie-inkomsten en -kosten te begrijpen.

Je kunt de tool gebruiken door in Back Office  naar Reconciliation te gaan. Er zijn verschillende tabbladen beschikbaar die verschillende manieren bieden waarop je deze informatie kunt krijgen.

Configure Push Reports

Je kunt in Reconciliation > Configuration de Push reports configureren die we jou automatisch toesturen. Je kunt uit verschillende vormen kiezen. Bekijk hier welke varianten ons platform je te bieden heeft:

• Payout Report
• Payout report including non-transactional data
• Payout report including non-transactional data and currency informations
• Payout report full scheme reporting
• Payout report full scheme reporting with exchange fee and rates

To configure a report of your choice, click on “Configure” respectively and fill the fields as described in our dedicated chapter in our Push reports guide.

Je configureert een rapport naar keuze door op de bijbehorende optie "Configure" te klikken en de velden in te vullen zoals beschreven in het desbetreffende hoofdstuk in onze {dv.get('nav.aside.title.integration.options.push-reports')}-handleiding.

De afbeelding laat zien hoe je het configuratiescherm kunt openen voor Push reports.

Uitbetalingsrapporten downloaden

Je kunt rapporten via Reconciliation > Download rechtstreeks downloaden. Definieer de volgende velden en klik dan op "DOWNLOAD":

Veld	Beschrijving
Report based on:	Maak een keus uit de beschikbare varianten
Payout report From: / To:	Selecteer een tijdsperiode
Payout reference	Selecteer een naam voor het gedownloade bestand
Please choose a file format for your report Choose from the availble variants	Select either  .csv  .txt

De transactielevenscyclus volgen

In Reconciliation > Reporting kun je de volledige levenscyclus voor jouw transacties volgen, van het verzoek om betaling / terugbetaling tot de feitelijke uitbetaling / restitutie.

De drie tabbladen Processed tx / Your balance / Payout reflect  weerspiegelen de volledige levenscyclus van de transacties. Dit houdt in dat elke transactie slechts op één tab tegelijk wordt weergegeven:

• Processed tx: bevat alle transacties die in behandeling zijn (91 / 81) of die de status 9 / 8 hebben en waarvoor we nog geen geld hebben ontvangen / je klanten nog niet terug hebben betaald.
• De transacties zijn in het overzicht toegankelijk via een volledige lijst via "Processed transactions overview" of gescheiden op valuta via "Processed transactions summary based on currency".
• Je kunt een volledige lijst met de respectieve transacties weergeven door op "Details" te klikken. De tabel bevat de volgende informatie:

Kolom	Beschrijving
Pay ID	Unieke transactiereferentie in ons systeem
Merchant transaction ref	Jouw unieke referentie zoals verzonden in de parameter ORDERID
Order description	Aanvullende beschrijving zoals verzonden in de parameter COM
Order date	De datum waarop ons platform de opdracht heeft ontvangen
Payment date	De datum waarop ons platform de transactie heeft bijgewerkt naar status 9
Gross amount	Het bedrag dat jij je klant in rekening brengt zoals verzonden in de parameter AMOUNT
Status	Status of the transaction De status van de transactie
Name	Naam van de klant
Brand	Gebruikte betalingsmethode / merk

Je kunt door op de rechthoek van een van de lijsten te klikken in "Processed transactions summary based on currency" een kort overzicht krijgen van de in behandeling verkerende inkomsten ("Payments") en uitgaven ("Refunds").

De afbeelding laat zien waar de hierboven vermelde elementen beschikbaar zijn in het tabblad "Processed tx".

• Your balance: bevat alle transacties waarvoor we al wel het geld hebben ontvangen maar die we nog niet aan jou hebben uitbetaald. Het bevat daarnaast een volledig overzicht van de uitgaven (terugbetalingen, terugboekingen, diverse tarieven) die in behandeling zijn en die we van het geld zullen aftrekken.
  
  Kort gezegd, "Your balance" is een overzicht van het uit te betalen geld min de te betalen kosten op een bepaald tijdstip. We updaten dit overzicht regelmatig. Het tijdstip van de laatste update wordt weergegeven in "Last Update".
  
  

De gedetailleerde saldo-informatie omvat het volgende:

Item	Beschrijving
Reserve	Het bedrag dat we als buffer aanhouden voor kosten die niet door transactie-inkomsten kunnen worden gedekt
Transactions value (Gross)	Het totaalbedrag dat jij bij je klanten in rekening brengt voor alle succesvolle (status 9) transacties (gedefinieerd in de parameter AMOUNT)
Refunds	Het totaal van alle terugbetalingen (status 8) (gedefinieerd in de parameter AMOUNT)
Chargeback	Alle terugboekingen van status 9- of status 8-transacties
Transaction fees	Tarieven die we berekenen voor alle transacties die deze levenscyclus-status hebben
Refund fees	Tarieven die we berekenen voor alle terugbetalingen die deze levenscyclus-status hebben
Chargeback fees	Tarieven in verband met terugboekingen
Fees/Miscs costs	Alle andere tarieven die niet hierboven worden genoemd
Total Balance	Alle inkomsten / kosten opgeteld tot een eindbedrag

De afbeelding laat zien waar je de saldo-informatie kunt vinden in de tabel "Your Balance"

Als je op "Details" klikt, wordt de volledige lijst met transacties weergegeven die samen het huidige saldo vormen. De tabel bevat de volgende informatie:

Kolom	Beschrijving
Pay ID	Unieke transactiereferentie in ons systeem
Merchant transaction ref	Jouw unieke referentie zoals verzonden in de parameter ORDERID
Order description	Aanvullende beschrijving zoals verzonden in de parameter COM
Order date	De datum waarop ons platform de opdracht heeft ontvangen
Payment date	De datum waarop ons platform de transactie heeft bijgewerkt naar status 9
Trx amount	Het totaalbedrag voor de transactie of groep transacties (inclusief verwerverstarieven)
Interchange fee	Tussen banken onderling betaald tarief voor het accepteren van creditcardtransacties (uitgedrukt in de kleinste eenheid van de gebruikte valuta)
Scheme fee	Vergoeding die wordt betaald aan het netwerk (de leverancier van de betalingsmethode)
Fx rate	De wisselkoers voor het omzetten van transactievaluta (zoals verzonden in de parameter CURRENCY) naar jouw afrekenvaluta
Exchange fee	De wisselkoers voor het omzetten van valuta naar jouw afrekenvaluta
Gross amount	Het bedrag dat jij je klant in rekening brengt zoals verzonden in de parameter AMOUNT
Net amount	Het bedrag dat jij ontvangt na aftrek van alle kosten
Status	De status van de transactie
Name	Naam van de klant
Brand	Gebruikte betalingsmethode / merk

• Payout: bevat alle transacties waarvoor jij effectief je geld hebt ontvangen minus kosten (terugbetalingen, terugboekingen, tarieven etc.). Jouw contract definieert met welke intervallen jij uitbetalingen ontvangt. Je ontvangt voor elke uitbetaling een afzonderlijk rapport met daarin het bedrag en de kosten.

Je kunt een specifiek uitbetalingsrapport opzoeken door een payout reference / PAYID op te geven

in het respectieve veld in het overzicht.

Als alternatief kun je ook één of meer rapporten uit een aangegeven periode weergeven (door het veld "Payment date" te gebruiken) of een nettobedrag opzoeken (met de velden "Amount from / to")

De gedetailleerde uitbetalingsinformatie omvat het volgende:

Kolom	Beschrijving
Payout ref.	Unieke referentie van de uitbetaling
Amount	Het gecombineerde nettobedrag voor alle transacties
Date	Uitbetalingsdag / dag dat het rapport is gemaakt
Action	Als je op "Details" klikt, wordt de volledige lijst met transacties weergegeven die samen het uitbetalingsrapport vormen. Zie het hoofdstuk "Your balance" voor een gedetailleerde beschrijving van de kolommen

Als je op de rechthoek voor een van de rapporten klikt, wordt een overzicht weergegeven dat lijkt op het overzicht in het tabblad "Your balance". Je ziet hierin de exacte brutobedragen, kosten en netto-inkomsten voor elk uitbetalingsrapport:

Item	Beschrijving
Transaction value (Gross)	Het totaalbedrag dat jij bij je klanten in rekening brengt voor alle succesvolle (status 9) transacties (gedefinieerd in de parameter AMOUNT)
Refunds	Het totaal van alle terugbetalingen (status 8) (gedefinieerd in de parameter AMOUNT)
Chargeback	Alle terugboekingen van status 9- of status 8-transacties
Chargeback fees	Tarieven in verband met terugboekingen
Fees/Miscs costs	Alle andere tarieven die niet hierboven worden genoemd
Reserve debit	Tarieven die we berekenen voor alle transacties die deze levenscyclus-status hebben
Reserve adjustment	Tarieven die we berekenen voor alle terugbetalingen die deze levenscyclus-status hebben
Security adjustement deposit	Tarieven in verband met terugboekingen
Total paid amount	Het nettobedrag dat aan jou wordt uitbetaald
DirectDebit	Als het totaalbedrag negatief is, zullen we dit bedrag bij jouw bank in rekening brengen
Reserve	Het bedrag dat we als buffer aanhouden voor kosten die niet door transactie-inkomsten kunnen worden gedekt

Maatregelen nemen bij geschillen

In Reconciliation > Dispute brengen we alle status 9-transacties bijeen waarvoor je geen geld hebt ontvangen of die we aan jouw klant moesten terugbetalen.

Je kunt de betrokken transacties opzoeken door de velden als volgt in te vullen

• Posting date Start / End (de datum waarop we de kennisgeving van de verwerver hebben ontvangen)
• Card number
• Card scheme (de leverancier van de betalingsmethode)
• Reason code (een exacte beschrijving van het verzoek om terugboeking / terughaling)
• ARN (Acquirer Reference Number als een unieke referentie naar een geval van terugboeking)
• Chargeback type ("terughaalverzoeken" die in behandeling zijn of verwerkte "terugboekingen")

De tabel bevat alle betrokken transacties De gedetailleerde uitbetalingsinformatie omvat het volgende

Kolom	Beschrijving
Postdatum	De datum waarop we de kennisgeving van de verwerver hebben ontvangen
Type item	De status van de casus in de levenscyclus van de terugboeking Dit kan een van de volgende zijn Retrieval request: de uitgever verkrijgt informatie over een transactie die ten laste wordt gelegd aan een van zijn kaarthouders 1st chargeback: de uitgever heeft het geld terugbetaald aan de klant Representment: jij hebt bezwaar gemaakt tegen de terugboeking en wacht nu op het geld 2nd chargeback: de uitgever heeft het geld aan de klant terugbetaald na jouw bezwaar tegen de eerste terugboeking
Nummer creditcard	Het nummer van de creditcard die voor de transactie is gebruikt
ARN	Acquirer Reference Number (het unieke referentienummer van de verwervende bank voor een transactie - inclusief terugboekingstransactie)
Redencode	De gedetailleerde uitleg voor het terugboekingsverzoek. Zie onze volledige lijst met alle mogelijke redenen
Beschrijving reden	De in vrije tekst opgestelde beschrijving van het creditcardnetwerk met betrekking tot het geschil Niet beschikbaar voor alle Item type -statussen
Valuta	Valuta van het geschilaccount van de verwerver waarnaar de transactie is gepost
Bedrag	Het brutobedrag voor de transactie
CCN	Chargeback Control Number  van de bank van de klant.
Oorspronkelijke postdatum	De datum waarop jij bezwaar hebt gemaakt tegen de terugboeking (voor transacties met de status Representment)
Oorspronkelijke transactiedatum	De transactiedatum voor jouw terugboekingsbezwaar voor transacties met de status  Representment)
Type transactie	Type transactie (voor transacties met de status Representment). Fixed value: Purchase
Afgerekend bedrag handelaar	Het bedrag dat jij hebt ontvangen voor transacties met de status Representment (voor aftrek van kosten)
Afgerekend bedrag netwerk	Het bedrag dat met het betalingsnetwerk is afgerekend voor transacties met de status Representment (voor aftrek van kosten)
Oorspronkelijke bon	Nummer interne bon voor transacties met de status Representment
Itembon	Nummer interne bon voor de transactie (die de huidige Item type-status hiervan aangeeft)
Aut.code	Autorisatiecode voor transacties met de status Representment
Batchnummer	Batchnummer dat wordt verstrekt door de indiener voor transacties met de status Representment
DBA handelaar	De naam waaronder je zaken doet ofwel "doing business as"-naam
Transactiereferentie handelaar	De uitbetalingsreferentie voor de transactie was oorspronkelijk opgenomen
Capturemodus	De capturemethode voor de transactiegegevens
Payid	Unieke transactiereferentie in ons systeem

5. Meer over de reconciliatiestatus van transacties

Al onze transacties doorlopen een specifieke levenscyclus. Je kunt de status van individuele transacties in Back Office opzoeken via Operation > View transactions / Financial History. Zoek in het transactieoverzicht de kolom "Recon. Stat." op in de tabel.

De afbeelding laat zien waar je "Recon. Stat." kunt vinden in het transactieoverzicht.

De volgende statussen zijn mogelijk:

Bewerking	Verwerving via Full Service
Betalingen (transacties met status 9x voor alle betalingsmethoden behalve Bank Transfer / Sofort Banking	De transactie is verwerkt Verzonden voor clearing Ontvangen door Worldline Betaald door Worldline
Terugbetalingen (transacties met status 8x voor alle betalingsmethoden behalve Bank Transfer / Sofort Banking	Terugbetaling in behandeling Terugbetaling is verwerkt Terugbetaling is geweigerd
Transacties via betalingsmethoden Bank Transfer / Sofort Banking	In afwachting van betaling Ontvangen door Worldline Betaald door Worldline Verloop geïnitialiseerd Verlopen

Je vindt hier een gedetailleerde uitleg voor elke status

Status	Beschrijving
Transaction processed	De transactie is technisch afgerond, maar er heeft nog geen clearing plaatsgevonden en we hebben nog geen geld ontvangen
Sent for clearing	We hebben de bank van jouw klant gevraagd ons het geld over te maken
Received by Worldline	We hebben het geld van de bank van jouw klant ontvangen, maar me hebben dit nog niet aan jou uitbetaald
Paid by Worldline	We hebben het geld uitbetaald
Refund pending	We bereiden ons momenteel voor het terugbetalen van jouw klant (status 81)
Refund processed	We hebben het geld aan je klant terugbetaald (status 8)
Refund refused	De terugbetaling is geweigerd (status 83)
Waiting for payment	We wachten op de overdracht door de klant
Expiration initialized	De geldigheidsperiode is verlopen De transactie heeft status 61
Expired	De geldigheidsperiode is verlopen De transactie heeft status 6
Sent to acquirer	We hebben jouw verwerver gevraagd het geld te innen bij de bank van jouw klant
Paid by acquirer	We hebben bevestiging van jouw verwerver gekregen dat je het geld gaat ontvangen