Reconciliation
1. Einleitung
Es ist nicht immer einfach, Online-Transaktionen abzuwickeln. Abgesehen von der ganzen Technik, die es zu bewältigen gilt, möchten Sie bestimmt auch die durch die Transaktionen entstandenen Einnahmen und Ausgaben im Auge behalten.
Wir von Worldline freuen uns, Ihnen dafür eine Rundum-Lösung zu präsentieren: Dank des Moduls Full Service können Sie bis ins kleinste Detail nachvollziehen, was Sie verdienen und was Sie für abgewickelte Transaktionen aufwenden.
Durch das Video erhalten Sie ein genaues Bild davon, welchen Nutzen das Modul Ihnen bringt:
Sämtliche in diesem Leitfaden genannten Services sind auch für den Full Service verfügbar. Wir bieten ausgewählte Services für Collect (wenn Sie separate Verträge mit Worldline haben) sowohl für unser Gateway als auch für unsere Acquiring-Services an.
In diesem Leitfaden geht es um das Modul im Back Office. Sollten Sie das Abrechnungsmodul unseres Händlerportals benutzen, kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.
2. Erste Schritte
Damit Sie von diesem Service Gebrauch machen können:
- Benötigen Sie auf unserer Plattform ein Produktionskonto.
- Muss die Option RECON Reconciliation in Ihrem Konto aktiviert sein (Sie können das im Back Office unter Configuration > Account > Your options > Available options oder unter Default Options überprüfen). Falls diese Option nicht verfügbar ist, kontaktieren Sie uns.
- Der Acquiring-Service erfolgt entweder über den Full Service oder über Collect.
3. Was ist ein Abgleich?
Durch das Modul können Sie leichter zwischen dem Bruttobetrag (was Sie Ihren Kunden berechnen) und dem Nettobetrag (was Sie tatsächlich erhalten) für jede Transaktion unterscheiden. Bei einem Abgleich werden Ihre Kapitalbewegungen Ihren Transaktionen zugeordnet.
Dadurch erhalten Sie eine zusammengefasste Aufstellung Ihrer Kapitalbewegungen sowie einen Bericht. Darin werden die Abläufe und Ereignisse des Abgleichs detailliert aufgeschlüsselt.
Mithilfe des Leitfadens können Sie
- Ihre Einnahmen pro Transaktion nachvollziehen (also für Transaktionen mit dem Status 9);
- Ihre Ausgaben für Erstattungen (für Transaktionen mit dem Status 8) sowie für Rückbuchungen (für Transaktionen mit dem Status 84) im Auge behalten;
- Ihre Ausgaben pro Transaktion und für welchen Service nachvollziehen;
- Ihre Kontoauszüge mit den abgewickelten Transaktionen sowie dem Kapitalfluss abgleichen.
4. Abgleichtools einsetzen
Sie haben durch das Tool mehrere Möglichkeiten, um Ihre Einnahmen und Ausgaben bezüglich der Transaktionen nachzuvollziehen.
Gehen Sie dazu im Back Office zu Reconciliation. Dort finden Sie zu den jeweiligen Möglichkeiten, wie Sie diese Informationen abrufen können, die entsprechenden Registerkarten.
Ab dem Zeitpunkt, ab dem Sie das Modul im Back Office aktiviert haben, werden alle abgewickelten Transaktionen registriert. Das gilt nicht für Transaktionen, die vor der Aktivierung des Moduls abgewickelt wurden.
Push-Benachrichtigungen konfigurieren
Unter Reconciliation > Configuration können Sie die Push reports konfigurieren, die automatisch an Sie gesendet werden sollen. Sie können aus verschiedenen Formaten wählen. Sehen Sie sich dazu alle verfügbaren Varianten unserer Plattform an:
- Payout Report
- Payout report including non-transactional data
- Payout report including non-transactional data and currency informations
- Payout report full scheme reporting
- Payout report full scheme reporting with exchange fee and rates
Damit Sie den gewünschten Bericht konfigurieren können, klicken Sie für den jeweiligen Bericht auf „Configure“ und füllen Sie die Felder wie im entsprechenden Kapitel unseres Leitfadens fürPush reports dargestellt aus.
Anhand der Grafik sehen Sie, wie Sie das Fenster für die Konfiguration der Push reports. aufrufen können.
Auszahlungsberichte herunterladen
Unter Reconciliation > Download laden Sie die Berichte herunter. Definieren Sie diese Felder und klicken Sie auf „DOWNLOAD“:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Report based on: | |
| Payout report From: / To: | Zeitraum auswählen |
| Payout reference | Die heruntergeladene Datei benennen |
| Please choose a file format for your report Choose from the availble variants | Select either .csv .txt |
Transaktionslebenszyklus nachverfolgen
Unter Reconciliation > Reporting können Sie den gesamten Lebenszyklus der Transaktionen von der Zahlungs-/Erstattungsantrag bis hin zur tatsächlichen Auszahlung/Erstattung nachvollziehen.
Anhand der drei Registerkarten Processed tx / Your balance / Payout reflect wird der gesamte Lebenszyklus einer Transaktion abgebildet. Jede Transaktion wird also jeweils nur auf einer Registerkarte angezeigt:
- Processed tx: Umfasst alle Transaktionen mit einem ausstehenden Status (91/81) oder mit dem Status 9/8, für die noch kein Betrag eingegangen ist/die Ihren Kunden noch nicht erstattet wurden.
In der Übersicht sind die Transaktionen entweder als vollständige Liste unter „Processed transactions overview“ verfügbar oder nach Währungen sortiert unter „Processed transactions summary based on currency“.
Wenn Sie auf „Details“ klicken, erhalten Sie die vollständige Liste der jeweiligen Transaktionen. In der Tabelle sind diese Infos enthalten:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Pay ID | Eindeutige Transaktionsreferenznummer in unserem System |
| Merchant transaction ref | Ihre mit dem Parameter ORDERID angegebene eindeutige Referenznummer |
| Order description | Mit dem Parameter COM angegebene zusätzliche Beschreibung |
| Order date | Eingangsdatum der Bestellung auf unserer Plattform |
| Payment date |
Datum der Aktualisierung der Transaktion auf Status 9 auf unserer Plattform |
| Gross amount |
Der mit dem Parameter AMOUNT angegebene, Ihrem Kunden berechnete Betrag |
| Status | |
| Name | Kundenname |
| Brand | Zahlungsart/Anbieter |
Wenn Sie unter „Processed transactions summary based on currency“ bei einer der Listen auf die Schaltfläche am Ende der Zeile klicken, wird eine kurze Bilanz der ausstehenden Einnahmen („Payments“) und Ausgaben („Refunds“) eingeblendet.
In der Grafik können Sie sehen, wo Sie diese Elemente in der Registerkarte „Processed tx“ finden.
- Your balance: Umfasst alle Transaktionen, für die ein Betrag eingegangen ist, Ihnen aber noch nicht erstattet wurde. Darüber hinaus erhalten Sie dort eine vollständige Übersicht über ausstehende Ausgaben (Erstattungen, Rückbuchungen, diverse Gebühren), die vom Betrag abgezogen werden.
Kurzum entspricht „Your balance“ dem Betrag, der abzüglich der zu einem bestimmten Zeitpunkt anfallenden Kosten ausgezahlt werden muss. Diese Übersicht wird laufend aktualisiert. Den Zeitpunkt der letzten Aktualisierung finden Sie unter „Last Update“.
Nachfolgend finden Sie detaillierte Informationen zur Bilanz:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Reserve | Sicherheitsreserve für Ausgaben, die nicht durch Transaktionseinnahmen gedeckt werden können |
| Transactions value (Gross) |
Die Summe aller Gebühren, die Ihren Kunden für sämtliche erfolgreichen Transaktionen (Status 9) berechnet werden (wie mit dem Parameter AMOUNT angegeben) |
| Refunds | Die Summe aller Erstattungen (Status 8) (wie mit dem Parameter AMOUNT angegeben) |
| Chargeback | |
| Transaction fees | Gebühren für die Abwicklung aller Transaktionen mit diesem Lebenszyklusstatus |
| Refund fees | Gebühren für die Abwicklung aller Erstattungen mit diesem Lebenszyklusstatus |
| Chargeback fees | Gebühren für die Rückbuchungen |
| Fees/Miscs costs | Alle anderen nicht genannten Gebühren |
| Total Balance | Alle als Endbetrag zusammengefassten Einnahmen/Ausgaben |
In der Grafik sehen Sie, wo Sie in der Tabelle „Your Balance“ die Informationen zu Ihrer Bilanz aufrufen können.
Wenn Sie auf „Details“ klicken, erhalten Sie die vollständige Liste mit den Transaktionen in Ihrer aktuellen Bilanz. In der Tabelle sind diese Infos enthalten:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Pay ID | Eindeutige Transaktionsreferenznummer in unserem System |
| Merchant transaction ref | Ihre mit dem Parameter ORDERID angegebene eindeutige Referenznummer |
| Order description | Mit dem Parameter COM angegebene zusätzliche Beschreibung |
| Order date | Eingangsdatum der Bestellung auf unserer Plattform |
| Payment date | Datum der Aktualisierung der Transaktion auf Status 9 auf unserer Plattform |
| Trx amount | Gesamtbetrag der Transaktion oder mehrerer Transaktionen (einschließlich der Gebühren des Acquirers) |
| Interchange fee | Unter Banken vereinbarte Gebühren für das Akzeptieren von mit Karten durchgeführten Transaktionen (angegeben in der kleinsten Einheit der verwendeten Währung) |
| Scheme fee | Gebühren für das System (Anbieter der Zahlungsart) |
| Fx rate | Wechselkurs für die Umrechnung einer Transaktionswährung (wie mit dem Parameter CURRENCY angegeben) in Ihre Abrechnungswährung |
| Exchange fee | Wechselgebühr für die Umrechnung von Währungen in Ihre Abrechnungswährung |
| Gross amount | Der mit dem Parameter AMOUNT angegebene, Ihrem Kunden berechnete Betrag |
| Net amount | Höhe Ihres Betrags nach Abzug aller Kosten |
| Status | Der Status der Transaktion |
| Name | Kundenname |
| Brand | Zahlungsart/Anbieter |
- Payout: Umfasst alle Transaktionen, für die der Betrag tatsächlich eingegangen ist, nach Abzug der Kosten (Erstattungen, Rückbuchungen, Gebühren usw.). In Ihrem Vertrag ist festgelegt, in welchen Abständen die Auszahlungen bei Ihnen eingehen. Für jede Auszahlung erhalten Sie einen separaten Bericht mit den Einnahmen und Ausgaben.
Wenn Sie in der Übersicht im entsprechenden Feld payout reference oder PAYID eingeben,
können Sie einen bestimmten Auszahlungsbericht aufrufen.
Allerdings können Sie einen oder mehrere Berichte auch für einen bestimmten Zeitraum aufrufen (über das Feld „Payment date“ ) oder mit einem Nettobetragsbereich abgleichen (über die Felder „Amount from / to“).
Nachfolgend finden Sie detaillierte Informationen zur Auszahlung:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Payout ref. | Eindeutige Referenznummer für die Auszahlung |
| Amount | Nettobetrag aller Transaktionen zusammen |
| Date | Auszahlungsdatum/Erstellungsdatum des Berichts |
| Action | Wenn Sie auf „Details“ klicken, erhalten Sie die vollständige Liste mit den Transaktionen im Auszahlungsbericht. Eine detaillierte Beschreibung der Spalten finden Sie im Kapitel „Your balance“. |
Wie in der Registerkarte „Your balance“ wird Ihnen eine Übersicht eingeblendet, wenn Sie bei einem der Berichte auf die entsprechende Schaltfläche klicken. Darin sind die Bruttobeträge, Kosten sowie Ihr Nettoeinkommen für jeden Auszahlungsbericht detailliert aufgeschlüsselt:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Transaction value (Gross) | Die Summe aller Gebühren, die Ihren Kunden für sämtliche erfolgreichen Transaktionen (Status 9) berechnet werden (wie mit dem Parameter AMOUNT angegeben) |
| Refunds | Die Summe aller Erstattungen (Status 8) (wie mit dem Parameter AMOUNT angegeben) |
| Chargeback | Alle Rückbungen von Transaktionen mit den Status 9 oder 8 |
| Chargeback fees | Gebühren für die Rückbuchungen |
| Fees/Miscs costs | Alle anderen nicht genannten Gebühren |
| Reserve debit | Gebühren für die Abwicklung aller Transaktionen mit diesem Lebenszyklusstatus |
| Reserve adjustment | Gebühren für die Abwicklung aller Erstattungen mit diesem Lebenszyklusstatus |
| Security adjustement deposit | Gebühren für die Rückbuchungen |
| Total paid amount | Der an Sie ausgezahlte Nettobetrag |
| DirectDebit | Bei einem negativen voll bezahlten Betrag belasten wir Ihr Bankkonto mit dem entsprechenden Betrag. |
| Reserve | Sicherheitsreserve für Ausgaben, die nicht durch Transaktionseinnahmen gedeckt werden können |
Rechtsstreitigkeiten nachverfolgen
Unter Reconciliation > Dispute werden alle Transaktionen mit dem Status 9 zusammengefasst, für die kein Betrag eingegangen ist oder der Ihrem Kunden erstattet werden musste.
Die betroffenen Transaktionen können Sie über diese Felder aufrufen:
- Posting date Start / End (Eingangsdatum der Benachrichtigung vom Acquirer)
- Card number
- Card scheme (Anbieter der Zahlungsart)
- Reason code (genaue Beschreibung des Rückbuchungs-/Abrufantrags)
- ARN (Acquirer Reference Number als eindeutige Referenznummer einer Rückbuchung)
- Chargeback type (entweder ausstehende „Abrufanträge“ oder abgewickelte „Rückbuchungen“)
Looking up transactions based on the card number requires you to store them in your database. Please be aware that this requires a specific PCI certification at your end.
Wenn Sie Transaktionen anhand der Kartennummer suchen möchten, müssen Sie diese in Ihrer Datenbank speichern. Beachten Sie, dass Sie dafür eine bestimmte PCI-Zertifizierung benötigen.
In der Tabelle finden Sie alle betroffenen Transaktionen. Nachfolgend finden Sie detaillierte Informationen zur Auszahlung:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Eingangsdatum | Eingangsdatum der Benachrichtigung vom Acquirer |
| Feldtyp |
Status der Angelegenheit im Rückbuchungslebenszyklus, also entweder
|
| Kartennummer | Für die Transaktion benutzte Kartennummer |
| ARN | Acquirer Reference Number (eindeutige Referenznummer der Acquiringbank für eine Transaktion, einschließlich Rückbuchungstransaktionen) |
| Code für den Grund |
Die ausführliche Erklärung für den Rückbuchungsantrag; Sie finden hier eine vollständige Liste aller möglichen Gründe. |
| Beschreibung des Grunds |
Das Kartensystem ficht die freie Textbeschreibung des Codes für den Grund an. Nicht für alle Item type status verfügbar |
| Währung | Währung des Kontos des an der Rechtsstreitigkeit beteiligten Acquirers, in der die Transaktion eingeht |
| Betrag | Bruttobetrag der Transaktion |
| CCN | Die Chargeback Control Number der Bank des Kunden |
| Ursprüngliches Eingangsdatum | Anfechtungsdatum der Rückbuchung (für Transaktionen mit dem Status Representment) |
| Ursprüngliches Transaktionsdatum | Transaktionsdatum Ihrer Rückbuchungsanfechtung für Transaktionen mit dem Status Representment) |
| Transaktionsart |
Transaktionsart (für Transaktionen mit dem Status Representment). Fixed value: Purchase |
| Vom Händler abgerechneter Betrag | Ihr für Transaktionen mit dem Status Representment (vor Abzug der Gebühren) eingegangener Betrag |
| Vom Händler abgerechneter Nettobetrag | Der für Transaktionen mit dem Status Representment (vor Abzug der Gebühren) mit dem Zahlungsnetzwerk abgerechnete Betrag |
| Originaler Beleg | Interne Belegnummer für Transaktionen mit dem Status Representment |
| Feld für den Beleg | Interne Belegnummer für die Transaktion (gibt den aktuellen Item typestatus an) |
| Auth code | Autorisierungscode für Transaktionen mit dem Status Representment |
| Stapelnummer | Vom Antragsteller angegebene Stapelnummer für Transaktionen mit dem Status Representment |
| Händler-DBA | Ihr „Doing business as“-Name |
| Händlertransaktionsref | Auszahlungsreferenznummer mit der ursprünglich enthaltenen Transaktion |
| Erfassungsmodus | Erfassungsart der Transaktionsdaten |
| Zahlungs-ID | Eindeutige Transaktionsreferenznummer in unserem System |
5. Den Transaktionsabgleichsstatus verstehen
Alle Transaktionen haben einen bestimmten Lebenszyklus. Rufen Sie im Back Office unter Operation > View transactions / Financial History den Status zu einzelnen Transaktionen auf. Suchen Sie in der Transaktionsübersicht in der Tabelle die Spalte „Recon. Stat.“.
In der Grafik sehen Sie, wo Sie „Recon. Stat.“ in der Transaktionsübersicht finden.
Es gibt diese Status:
| Vorgang | Acquiring über den Full Service |
|---|---|
| Zahlungen (Transaktionen mit dem Status 9x für alle Zahlungsarten außer für die Bank Transfer / Sofort Überweisung |
|
| Erstattungen (Transaktionen mit dem Status 8x für alle Zahlungsarten außer für die Bank Transfer / Sofort Überweisung |
|
| Transaktionen mit den Zahlungsarten Bank Transfer / Sofort Überweisung |
|
Hier finden Sie zu jedem Status eine detaillierte Erklärung.
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| Transaction processed | Die Transaktion ist technisch zwar abgeschlossen, aber es gab weder ein Clearing noch ist ein Betrag eingegangen. |
| Sent for clearing | Die Bank des Kunden wurde um die Erstattung des Betrags gebeten, damit der Betrag eingeht. |
| Received by Worldline | Der Betrag der Bank ist eingegangen, er wurde allerdings noch nicht an Sie erstattet. |
| Paid by Worldline | Der Betrag wurde erstattet. |
| Refund pending |
Die Erstattung an Ihren Kunden wird vorbereitet (Status 81). |
| Refund processed | Die Erstattung ist bei Ihrem Kunden eingegangen (status 8) |
| Refund refused | Die Erstattung wurde abgelehnt (status 83) |
| Waiting for payment | Es wird auf die Überweisung des Kunden gewartet. |
| Expiration initialized | Der Gültigkeitszeitraum ist abgelaufen. Die Transaktion befindet sich im status 61 |
| Expired | Der Gültigkeitszeitraum ist abgelaufen. Die Transaktion befindet sich im status 6 |
| Sent to acquirer | Ihr Acquirer wurde angewiesen, den Betrag von der Bank Ihres Kunden einzufordern. |
| Paid by acquirer | Der Acquirer hat bestätigt, dass der Betrag bei Ihnen eingehen wird. |
Häufig gestellte Fragen
Mit Full Service können Sie zahlreiche inländische Zahlungsmethoden auf einmal und in mehreren Ländern mit einem einzigen Vertrag aktivieren. Wenn Sie international handeln, ist dies eine ideale Möglichkeit, um Zahlungen aus ganz Europa anzunehmen. Dies erspart Ihnen eine zeitraubende Verwaltung, und da Sie mehr Zahlungsmethoden anbieten können, können Sie auch Ihren Umsatz steigern.
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Hier erfahren Sie mehr über Full Service. Für Informationen über Verträge wenden Sie sich bitte an uns.
Weitere Informationen finden Sie unter „Transaktionen Ansehen“ einsehen.
Standardmäßig können Sie Waren abschicken oder Dienstleistungen erbringen, sobald eine Transaktion den Status „5 – Authorised“ (Autorisiert) oder „9 – Payment requested“ (Zahlung angefordert) erreicht hat. Auch wenn Status 5 eine Erfolgsmeldung darstellt, meldet er nur die vorübergehende Reservierung eines Geldbetrags auf der Karte des Kunden. Eine Transaktion mit Status 5 muss noch bestätigt werden (manuell oder automatisch), um in den Status 9 zu gelangen, der für die meisten Zahlungsverfahren der finale Erfolgsstatus ist.
Unter Status der Transaktionen finden Sie weitergehende Informationen.
Mit der Schaltfläche „Rückerstattung“ in der Auftragsübersicht einer Transaktion (unter „Transaktionsansicht“) können Sie eine Zahlung ganz einfach rückerstatten. Wenn Ihr Konto es unterstützt, können Sie auch Rückerstattungen mit einer DirectLink-Anfrage oder durch Hochladen einer Batchdatei (für mehrere Transaktionen)) durchführen. .
Bitte beachten Sie, dass die Option „Rückerstattungen“ in Ihrem Konto aktiviert sein muss.
Weitere Informationen finden Sie unter Ihre Transaktionen verwalten.
Ein grüner Daumen bedeutet, die Transaktion ist mit einer 3-D Secure Authentifizierungsmethode wie Digipass oder Kartenleser vollzogen worden. Das bedeutet aber nicht notwendigerweise, dass die Zahlung selbst erfolgreich verarbeitet worden ist. Sie sollten darum immer den Transaktionsstatus prüfen, wenn Sie wissen möchten, ob Sie Ihr Geld auch erhalten werden.
Weitere Informationen finden Sie unter Status der Transaktionen.
Falls Sie bestimmte Details eines Auftrags bzw. einer Transaktion überprüfen oder Transaktionen verwalten möchten, sollten Sie „Transaktionsansicht“ verwenden. Mit Hilfe von „Finanzielle Historie“ lassen sich ein- und ausgehende Gelder am bequemsten regelmäßig überprüfen.
Weitere Informationen finden Sie unter Transaktionsansicht vs- Finanzielle Historie
Rückerstattungen können Sie nur für Transaktionen durchführen, bei denen Sie den Status 9 seit mindestens 24 Stunden haben. Eine Stornierung oder Löschung kann innerhalb ca. 24 Stunden erfolgen nachdem die Transaktion den Status 5 oder 9 hat.
Wenn Sie den Annahmeschluss des Akzeptanzpartner erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen, dass Sie sich direkt an unseren Kundendienst wenden.
Sobald eine Transaktion den Status 9 erreicht hat, d. h. der Kunde bezahlt hat, überweist der Akzeptanzpartner oder die Bank das Geld auf Ihr Konto. Wann diese Auszahlung stattfindet, ist je nach Zahlungsmethode und Akzeptanzpartner unterschiedlich. Wir empfehlen Ihnen, sich direkt mit dem Akzeptanzpartner oder der Bank in Verbindung zu setzen, wenn Sie der Ansicht sind, dass Sie Ihr Geld nicht rechtzeitig bekommen.